Assistenz (w/m/d) Geschäftsführung

Ihre Hauptaufgaben

Als Assistenz (w/m/d) unterstützen Sie unsere Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und sorgen für einen reibungslosen Ablauf organisatorischer und administrativer Prozesse. Dabei koordinieren Sie Termine, bereiten Sitzungen vor und nach und fungieren als wichtige Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern.

• Sie koordinieren Termine und Dienstreisen, priorisieren eingehende Post, E-Mails und Telefonate und übernehmen die Korrespondenz in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung.
• Sie bereiten Informationen, Kennzahlen und Ergebnisse aus den Geschäftsbereichen auf und unterstützen die Geschäftsführung durch aussagekräftige Entscheidungsgrundlagen.
• Sie bereiten Berichte, Analysen und Präsentationen adressatengerecht auf und wirken bei Projekten sowie strategischen und organisatorischen Sonderaufgaben mit.
• Sie unterstützen die Konzeption, Organisation und Durchführung von Workshops und dokumentieren die Ergebnisse strukturiert und nachvollziehbar.
• Sie übernehmen die ganzheitliche Organisation und Begleitung von Sitzungen und Versammlungen, bereiten Unterlagen und Tagesordnungen vor, führen Protokoll und stellen die Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen sicher.

Ihr Profil

• Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Bereich Büromanagement oder in einem vergleichbaren Ausbildungsberuf.
• Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz oder sekretariatsnahen Position mit, idealerweise mit Schwerpunkt auf der Organisation und Koordination von Besprechungen und Sitzungen.
• Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein sicheres und professionelles Ausdrucksvermögen; gute Englischkenntnisse sind wünschenswert.
• Sie sind bereit, Sitzungen innerhalb und außerhalb des Verbandsgebiets organisatorisch zu begleiten.
• Idealerweise verfügen Sie über Kenntnisse in der Organisation von Gremiensitzungen sowie ein grundlegendes Verständnis für rechtliche und verwaltungsbezogene Abläufe.
• Sie sind sicher im Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln, gängiger Bürosoftware und Kommunikationstools und verfügen idealerweise über gute Kenntnisse der Microsoft 365 Plattform.
• Sie arbeiten strukturiert, zuverlässig und diskret, verfügen über ein ausgeprägtes Organisationstalent und behalten auch in dynamischen Situationen den Überblick.

Wir bieten Ihnen

• Flexible Arbeitszeitregelung
• Beschäftigung nach dem Tarifvertrag Versorgungsbetriebe (TV-V) mit Vergütung gemäß Entgeltgruppe 8 (inkl. 13. Monatsgehalt)
• Betriebliche Altersvorsorge durch VBL
• 30 Tage Urlaub gemäß TV-V, ergänzt durch arbeitsfreie Tage an Heiligabend und Silvester
• Entgeltumwandlung mit Arbeitgeberanteil
• Einarbeitung durch einen Jobpaten
• Moderne Besprechungsräume
• Betriebliches Gesundheitsmanagement (z. B. EGYM Wellpass, Hansefit oder ProFit nutzbar), u.a. externe Mitarbeitendenberatung